ASPA ANDINA ha adoptado esta Política con el fin de dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulan la materia de protección de Datos Personales y de garantizar los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los Titulares de los Datos Personales.

Esta Política será obligatoria para todos los Empleados de ASPA ANDINA, quienes serán responsables, a su vez, de garantizar que la misma sea conocida por los terceros que en el desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales o laborales, ya sean permanentes u ocasionales.

Esto sin perjuicio de las políticas que cada proveedor y/o cliente como Responsable de la información, comunique a ASPA ANDINA en virtud de la ejecución de cada contrato.

Identificación del Responsable del Tratamiento

ASPA ANDINA
NIT: 9006019807
email: legal@aspaandina.com
Dirección Postal: Calle 93 B. Nº 19 35/37 Oficina 201 Bogotá (COLOMBIA)
Teléfono: 571 635 87 08

A quién se dirige la política de tratamiento de datos personales

La presente Política está dirigida a todas las personas naturales que tengan o hayan tenido alguna relación con ASPA ANDINA, a saber: empleados, ex empleados, clientes finales, proveedores, tanto activos como inactivos o cualquier tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de ASPA ANDINA.

Medios de recolección

Los datos se reciben a través de los siguientes medios en los cuales los titulares suministran su información.

• El envío voluntario de su información personal y de contacto, al correo electrónico de cualquier remitente que cuente con el dominio aspaandina.com
• Contratos suscritos con la empresa
• El suministro de su contacto telefónica para ser incluidas en nuestras bases de datos digitales para mensajería instantánea como whatsApp, Telegram, entre otros.
• La documentación entregada a ASPA ANDINA a través de medios análogos o digitales

Principios que rigen el Tratamiento de Datos Personales

Para efectos de garantizar la protección de Datos Personales, ASPA ANDINA aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el Tratamiento, Transferencia y Transmisión de Datos Personales:

a) Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada, que debe sujetarse a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
b) Principio de Finalidad: El Tratamiento de Datos Personales que realice ASPA ANDINA o a los cuales tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual será informada al Titular de los Datos Personales.
c) Principio de Libertad: El Tratamiento de los Datos Personales que realice ASPA ANDINA sólo podrá realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales, ASPA ANDINA garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés.
f) Principio de Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos, la obligación de ASPA ANDINA será de medio.
g) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por ASPA ANDINA se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que en ASPA ANDINA, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

De los Datos Sensibles y de menores de edad

ASPA ANDINA no trata datos de menores, no obstante, en el caso de que llegara a tratarlos, se compromete a cumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, los cuales establecen los Datos Sensibles y los datos de los niños, niñas y adolescentes.

Finalidad del tratamiento de datos

ASPA ANDINA en el desarrollo de su objeto social recopila datos personales, con distintas finalidades y usos, como son:

• La realización de contactos comerciales aquellas personas o empresas interesadas en los productos que ofrece ASPA ANDINA
• La emisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización
• El cumplimiento o desarrollo del objeto social de ASPA ANDINA
• Los registros contables que sean requeridos
• El registro de proveedores
• El cumplimiento y desarrollo de las obligaciones contractuales y/o acuerdos comerciales; fines publicitarios o de investigación comercial
• La creación de bases de datos para investigación, creación de estadísticas o fines de mercado
• La evaluación de la calidad de los servicios de ASPA ANDINA
• El envío de notificaciones, propagandas o publicidad acerca de los productos y servicios de ASPA ANDINA
• El envío de información, y noticias que consideramos de su interés, tales como noticias, comunicaciones y publicidad relativa a ASPA ANDINA o sus compañías afiliadas.

Deberes y obligaciones de ASPA ANDINA

ASPA ANDINA como responsable del tratamiento se obliga a:

• Cumplir con el tratamiento de los datos personales de los titulares dentro de los parámetros establecidos por la Constitución y la normativa vigente.
• Obtener de acuerdo a lo estipulado en la normativa vigente la autorización expresa de los titulares en medios físicos, electrónicos y/o telefónicos que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
• Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus datos personales.
• Propender por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales por parte del responsable y los encargados.
• Los datos personales solo serán tratados por aquellos empleados o colaboradores que lo requieran en función de las actividades propias de su cargo o por los Responsables o Encargados; a estos últimos se les suministrará la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Los colaboradores deberán garantizar la reserva de la información durante el periodo de vinculación con ASPA ANDINA o la vigencia del contrato, cuando aplique, y con posterioridad a la terminación del mismo o desvinculación.
• Realizar el tratamiento de los datos personales acorde con los fines autorizados por los titulares.
• No divulgar datos personales en Internet u otro medio masivo de comunicación, a menos que se trate de información pública o información requerida por la normativa vigente.
• La información de datos personales de los titulares será custodiada de acuerdo con las políticas de seguridad de la información y de retención de la organización.
• Adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
• Corregir la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cualquier tercero autorizado.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la normativa vigente.
• A solicitud del titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos, la información del titular deberá ser eliminada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Propender por el fortalecimiento de una cultura corporativa que abogue y salvaguarde los derechos de los titulares mediante jornadas de capacitación.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar que la información que se suministre a cualquier tercero autorizado, dentro de los parámetros establecidos en la normativa vigente, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• ASPA ANDINA podrá intercambiar información de datos personales con entidades públicas cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones, para temas relacionados con planes, programas y proyectos en desarrollo de la política pública.
• Las políticas establecidas podrán ser modificadas en cualquier momento. Las modificaciones darán cumplimiento a la normatividad legal vigente, así como de las mejores prácticas a nivel internacional en esta materia, y entrarán en vigencia a partir de su publicación en los medios dispuestos para que sean de conocimiento de los titulares.
• La transferencia de información de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos se realizará bajo las condiciones establecidas en la normativa vigente.
• Desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con el Registro de las Base de Datos, cuando aplique.

Ejercicio de derechos

1) Derechos como titular de la Información

Como titular de la información tiene derecho a:

• Conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar los datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización de Tratamiento otorgada.
• Ser informado respecto del uso que ASPA ANDINA les ha dado a los datos personales.
• Presentar ante los organismos de control correspondientes, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

2) Canales a través de los cuales puede ejercer derechos

El Titular podrá utilizar el sistema de correspondencia de ASPA ANDINA, mediante correo electrónico a la dirección legal@aspaandina.com o por correo postal en la Calle 93 B. Nº 19 - 35/37 Oficina 201, Bogotá

3) Área Responsable de atención de quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias:

El seguimiento y control de la atención de estos casos, es responsabilidad de la dirección de Calidad de ASPA ANDINA mediante los canales indicados en el numeral 2) de este comunicado.

4) Procedimientos para conocimiento, actualización, supresión, revocación y rectificación:

El titular podrá solicitar a través de los canales de contacto nombrados anteriormente, la actualización, supresión, revocación y rectificación de la información y/o efectuar consultas o reclamos relacionados con su información.
ASPA ANDINA validará la identificación, analizará, clasificará y emitirá la respuesta a la solicitud en los tiempos establecidos en la ley, y será enviada a través del medio por el cual se recibe la solicitud o por el medio que el titular especifique en su comunicación.
La supresión de datos personales y/o revocación de autorización para tratamiento de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de ASPA ANDINA.
Dichos requerimientos serán tramitados siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

• La solicitud deberá ser dirigida a ASPA ANDINA
• Deberá contar con la identificación del titular, su causahabiente, representante o mandatario
• Habrá de contener la descripción de los hechos que dan lugar a su petición
• Datos de contacto para notificación de la respuesta
• Documentos y hechos soporte de su petición

En caso de que el requerimiento resulte incompleto en cuanto a sus requisitos, el solicitante será requerido para que dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento subsane sus omisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que el solicitante fue requerido para subsanar su petición sin obtener la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Si no fuere posible responder algún requerimiento en razón de su complejidad, se informará al solicitante el motivo por el cual no es posible responder dentro del término fijado por la normativa vigente. Cuando se notifique sobre la imposibilidad de responder en el término inicialmente señalado, deberá informársele al solicitante la fecha en la que se responderá el requerimiento, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Limitación de la aplicación de las Políticas

Estas políticas tendrán aplicación para el Tratamiento de datos entregados a ASPA ANDINA a través de los medios mencionados.
Si bien la página Web www.aspaandina.com tiene conexión a los perfiles de ASPA ANDINA en las redes sociales Facebook, Instagram y YouTube, la información que los usuarios provean a través de estas redes serán tratadas y administradas acorde a los términos y condiciones de estas páginas.

Vigencia

Esta política está vigente desde el 21 de julio de 2021, sustituyendo a las que con anterioridad se han podido publicar.